Nous sommes au début de l’année, c’est le moment idéal pour commencer à réfléchir à votre prochain événement d’entreprise - pas vrai ? Vous savez, cet instant magique qui vous permet de célébrer vos réussites avec vos collègues, collaborateurs et clients et de vous remémorer l'année écoulée… Vous voulez savoir comment préparer une fête de fin d’année d’entreprise, sans être ringard ? C’est par ici que ça se passe…
Comment organiser la fête de fin d’année d’entreprise parfaite ?
Les étapes à suivre pour planifier votre fête de fin d’année d’entreprise, ou le réveillon du Nouvel An avec votre team, sont les mêmes que celles de n'importe quelle soirée d’entreprise…
budget
planification
lieu parfait
prestataires de services
invités
TOUT à être étudié avec soin !
1. Le budget
Tout événement nécessite un budget. Ça peut être flexible… Mais c’est un excellent moyen de fixer une limite entre ce que vous voulez dans votre tête et ce qui peut être réalisé réellement.
Il est important de préparer une fête de fin d'année d’entreprise à la hauteur de vos moyens.
Dépenser trop ou trop peu, ce n'est jamais bon et ça peut mettre de la pression sur certains aspects du projet !
Vous pouvez aussi définir un budget par personne et demander aux invités une contribution pour couvrir les frais de votre événement.
Que vous choisissiez de facturer vos invités ou non, il est intéressant d'utiliser un service de billetterie en ligne pour gérer les inscriptions.
2. La planification
L'organisation est une question de planification !
La taille et la portée de votre événement déterminent à quel moment vous devez commencer à planifier ainsi que le nombre de tâches que vous devrez accomplir.
Vous devez vraiment prendre le temps de lister toutes les étapes, leur statut et planifier chaque point avec soin pour une vision claire de vos jalons - et si vous devez ou non déléguer certaines tâches.
Puis, vous pouvez partir de la date de votre soirée pour établir tout ce qu'il faut faire : un mois avant, 2 semaines avant, 1 semaine avant et… la veille !
3. Le lieu parfait
Cela devrait être réglé bien avant le grand jour.
Trouver le lieu idéal peut être difficile...
Il y a beaucoup de fêtes pendant la saison des vacances et de Noël, et les endroits les plus uniques et les plus intéressants sont réservés rapidement.
Commencez votre recherche en triant vos critères entre :
les incontournables
les importants
et les plus sympas !
Définissez-les en fonction du nombre d'invités attendus, de votre budget, du matériel dont vous avez besoin, de l'ambiance que vous souhaitez créer pour votre fête de fin d’année d’entreprise…
4. Les prestataires
Votre fête nécessite normalement de la nourriture et des boissons pour vos participants - mais aussi une décoration sur mesure et sur VOTRE thème !
Parfois, ceux-ci sont inclus dans la location de la salle, mais vous pouvez également opter pour une « location sèche » et rechercher des prestataires externes :
traiteurs et barmans adaptés au style de Party que vous planifiez
magicien
maquilleur
DJ
Père Noël...
Qu'il s'agisse d'un dîner sur la côte d’Azur, d'un cocktail à Megève ou d’une soirée à thème d’entreprise à Paris… La recherche d'un prestataire de service peut être pénible !
Une fois que vos invités auront le choix de nourriture et de boissons, vous voudrez certainement prévoir des divertissements…
Vous devrez vous assurer qu'il y a de la musique (et de la bonne !) si elle n'est pas incluse dans la location de la salle. Choisissez l'option qui vous convient le mieux : une playlist, un DJ…
Demandez autour de vous ! Sait-on jamais ?… Les amis et les collègues peuvent être d'une grande aide dans ces situations.
Transformez votre fête de fin d’année d’entreprise en une soirée UNFORGETTABLE ! 🤩
Et offrez à votre équipe une expérience UNIQUE en faisant appel à la team Superplanner !
Toute idée qui divertira et impressionnera vos invités sera la bonne !
5. Les invités
Vos invités sont la partie la plus importante ! Ne prenez pas la communication à la légère si vous souhaitez toucher un public plus large que les personnes que vous connaissez directement. Parlez de votre événement sur tous vos réseaux sociaux. 📣
Envoyez des invitations anticipées et restez en contact avec eux afin que vos invités gardent à l'esprit la date et les informations clés et, plus important encore, qu'ils n'oublient pas votre fête de fin d’année d’entreprise - ou n'acceptent pas une autre invitation…
Lorsque vous envoyez vos invitations, pourquoi ne pas en profiter pour poser quelques questions à l'aide d'un formulaire ?
Certaines informations peuvent être utiles à collecter :
allergies alimentaires
dates qui conviennent
idées de thème
ou si les gens veulent venir accompagnés d'un +1…
Un thème peut être plus apprécié qu’un autre - ce qui vous donnera une ligne directrice pour votre décoration, divertissements et cadeaux.
Une Party d’entreprise devra répondre à des critères précis qui correspondent à la culture de l'entreprise…
Par exemple, vous devrez peut-être inclure :
un bilan de l'année
une présentation des résultats de l'entreprise
ou des grands projets de l'année à venir…
Certains de ces éléments nécessiteront du matériel. Pensez-y !
Vos collègues doivent être informés de la date à l'avance afin qu'ils puissent s'assurer qu'ils sont disponibles.
Un « effet waouh » à votre soirée de fin d’année, ça vous dit ?
Une chose est sûre, les fêtes de Noël sont un moyen extraordinaire de célébrer la fin de l’année de toute beauté.
En veillant toujours, of course, à ce que vos convives passent un moment MAGIQUE et hors du commun, lors de votre événement.
Vous souhaitez déléguer l’organisation de votre fête de fin d’année d’entreprise à un party planner à Paris ?
HEYYY ! L’équipe Superplanner est là pour vous accompagner de A à Z - afin de rendre votre soirée de Noël d'entreprise aussi ORIGINALE que merveilleuse.
Finalement, pourquoi se priver de déléguer à des professionnels ? :
+ de sérénité, de créativité, de temps…
- de soucis, de stress, de galères…
Prêt à organiser une fête de fin d’année d’entreprise qui en jette ? Contactez notre super équipe de party planner qui mettra tout en œuvre pour vous apporter originalité, créativité et professionnalisme le jour-J !
L’équipe Superplanner.