Toute entreprise qui souhaite nouer des relations durables doit savoir comment produire des événements professionnels. Que vous organisiez un lancement de produit pour 300 personnes ou une formation d'employés pour 15 personnes, il est essentiel d'aborder chaque réunion avec une compréhension de ces 5 éléments : recherche, conception, planification, coordination et évaluation. Découvrez les 8 étapes pour réaliser l’organisation de votre événement d’entreprise.
Comment organiser un événement d’entreprise qui marque les esprits ?
Dans un monde de plus en plus numérique, les événements d'entreprise permettent aux gens d'établir des relations personnelles et de développer de véritables liens - c’est devenu plus important que jamais.
En fait, les événements en direct sont le canal le plus efficace pour atteindre les objectifs commerciaux.
En effet, ils offrent aux entreprises un moyen personnel de nouer des relations avec leur public cible et de renforcer la reconnaissance et la fidélité de la marque.
Les réseaux sociaux (par exemple) ne peuvent pas remplacer les connexions significatives établies par la communication en personne !
Vous êtes d’accord avec nous ?
Donc OUI, l’organisation d’événement d’entreprise est super importante et permet de renforcer les liens avec les clients et partenaires actuels, et d'attirer les futurs clients.
Voici quelques conseils sur la façon de planifier un événement que vos participants n'oublieront pas de sitôt.
Organiser un événement d’entreprise en 8 étapes
1. Comprenez le but de votre événement
Une fois que vous avez décidé d'organiser un événement, votre première étape consiste à définir ce que vous espérez accomplir.
Il est important de connaître les buts et objectifs de l'événement que vous essayez de produire avant de pouvoir faire quoi que ce soit d'autre.
Commencez par vous demander pourquoi vous organisez l'événement et ce que vous en attendez.
Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer quel type d'événement trouvera un écho auprès de votre public cible.
Plutôt que de le considérer comme une simple soirée de lancement de produit (par exemple), pensez-y comme si vous offriez une expérience significative et engageante !
2. Établissez un budget réaliste
Vous devez savoir avec combien d'argent vous partez pour déterminer quel type d'événement vous pouvez produire.
En gros, vous devez savoir très tôt combien vous voulez dépenser, puis prévoir de dépenser au moins 10 % de plus.
Les choses changent souvent… vous devriez alors prévoir un coussin financier pour les dépenses supplémentaires et imprévues qui surviennent.
Une fois que vous avez votre budget, il est capital de savoir où allouer la plupart de vos ressources.
Par exemple, si vous dépensez plus d'argent pour des décorations sophistiquées que pour une équipe technique qualifiée ou des prestataires exemplaires, votre événement pourrait manquer de substance.
Concentrez-vous sur la qualité et l’expertise de vos prestataires et/ou faites appel à une agence événementielle au top (à Paris) !
De plus, ne lésinez pas sur les aliments ou les boissons et tenez compte des restrictions alimentaires particulières.
Bien que cela puisse ne pas sembler aussi important que d'autres aspects de la planification de votre événement, le public pardonne plus les faux pas lorsqu'il n'a ni faim ni soif.
3. Réalisez un calendrier de projet
La conception de votre événement d’entreprise nécessite que vous gardiez une trace d'un large éventail de tâches.
Cela peut être facilité en créant une liste de contrôle détaillée principale. Il existe de nouveaux outils technologiques qui rationalisent et simplifient la gestion de dizaines, voire de centaines, de petits détails.
Cette To-Do-List est très utile pour toute la durée du processus de planification.
Pour garder votre liste de contrôle sur la bonne voie, nous vous recommandons de créer une feuille de calcul et d'utiliser des onglets individuels pour chaque catégorie d'événement, comme :
le lieu
les intervenants
le calendrier
l'ordre du jour...
De cette façon, vous pouvez répertorier chaque activité ou tâche, les personnes responsables de chaque partie du processus et toutes les échéances pertinentes.
4. Décidez de votre public
Une partie importante du processus de planification consiste à définir votre public cible :
dirigeants
gestionnaires
clients de longue date
partenaires commerciaux
membres de la communauté…
Une fois que vous pouvez nommer votre public, vous pouvez adapter le programme à ses besoins et à ses intérêts.
Il est toujours stressant de déterminer le nombre de convives à inviter à ces événements, mais mieux vaut inviter trop de personnes que pas assez !
Les sièges vides et les collations non consommées donnent une mauvaise image et représentent un gaspillage d'argent…
Pensez-y !
Dans la plupart des situations, le fait d'avoir trop de personnes ne va pas vraiment gâcher un événement (à quelques exceptions près, comme les lieux avec un espace très limité).
Si trop de personnes se présentent, c'est aussi un excellent marketing. Vous êtes sûr de créer un énorme buzz le lendemain, et cela ajoutera à l'anticipation de votre prochain événement.
Quelle que soit la taille de la liste des invités, les gens se souviendront de la façon dont ils ont été traités.
Chaque participant est un ambassadeur potentiel de votre marque ou un porte-parole du bouche-à-oreille pour… votre entreprise !
Il est donc important d'avoir un impact significatif sur l'expérience des invités en ne négligeant pas les détails les plus fins que chaque participant appréciera de première main.
5. Choisissez un thème et un format
Une fois que vous avez fixé vos objectifs et défini votre public, il est temps de choisir un thème ou un sujet pour l'événement et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités :
séminaire
soirée
cocktail
lancement de produit...
Offrez toujours aux participants des opportunités de faire quelque chose de ludique, mémorable et divertissant qu'ils ne feraient généralement nulle part ou n'importe quand ailleurs.
Déterminez ce que vous allez faire pour en faire un événement « out of the box » !
Prenez le temps de déterminer ce qui va pouvoir différencier votre événement de ceux similaires dans votre domaine, ou même de ceux que vous avez déjà réalisés.
6. Sélectionnez un emplacement approprié
Ça y est... Vous avez décidé du type d'événement que vous souhaitez créer ? Il est temps de trouver un lieu qui vous permettra de donner vie à votre vision !
Il est parfois tentant d'aller de l'avant et de réserver un lieu dont vous avez entendu de bons retours ou dont vous savez qu'il s'agit d'un endroit tendance, même si vous n'avez pas tout à fait défini la mission de votre événement.
C'est une erreur !
Construisez d'abord l'architecture de votre event, puis trouvez le lieu qui correspond à toutes les spécifications dont vous avez besoin pour le réussir.
L'emplacement est la clé de la fréquentation !
Alors, pensez à réserver un lieu dans un quartier pratique avec une atmosphère animée afin que les participants se sentent à l'aise et disposés à faire le trajet.
Si vous avez un budget serré… réduisez vos coûts en organisant l'événement à un moment moins populaire où le lieu est plus susceptible d'être disponible, par exemple en organisant un petit-déjeuner médiatique le lundi matin.
7. Planifiez la logistique de la journée
Pour avoir un événement réussi, vous devez identifier, contrôler et engager tous les spécialistes indispensables à votre événementiel.
Cela peut inclure :
traiteurs
techniciens audiovisuels
imprimeurs
décorateurs
photographes
fleuristes
personnel de sécurité
Pour n'en nommer que quelques-uns !
Si vous avez besoin d’un accompagnement sur mesure… pensez à déléguer toute l’organisation de votre événement d’entreprise à des professionnels. Pour cela, contactez l’équipe Superplanner !
8. Faites la promotion de votre événement
Si les gens ne connaissent pas votre événement, personne ne se présentera !
Il est donc impératif de trouver des moyens créatifs de faire passer le mot.
Pour un petit événement avec une liste d'invités limitée, vous pouvez simplement envoyer des invitations, mais vous devez être plus audacieux pour les événements plus importants.
À l'ère numérique d'aujourd'hui, diverses méthodes promotionnelles sont nécessaires pour générer de la fréquentation.
Commencez par envoyer un e-mail à votre base de données.
Puis, vous pouvez promouvoir sur les réseaux sociaux et faire passer le mot à votre équipe.
Créez un site Web événementiel ou, au minimum, une nouvelle page de destination sur votre site actuel.
Votre marketing sur les réseaux sociaux peut également inclure des :
vidéos promotionnelles
articles de blog invités
et mises à jour Facebook, Instagram ou Twitter…
Maintenez l'uniformité en utilisant le même identifiant et le même hashtag sur toutes les plateformes et une messagerie cohérente afin qu'il soit toujours clair que le buzz concerne un événement particulier.
Réfléchissez également à une liste de sponsors idéaux dont la marque, la mission ou les services complètent votre événement d'une manière ou d'une autre.
C'est une situation « gagnant-gagnant », car ils reçoivent une publicité « gratuite » et un esprit du partage en échange de la publicité de votre événement.
Célébrez et évaluez le succès de votre event d’entreprise
Si votre événement s'est déroulé sans accroc, félicitations !
Mais vous n'avez pas encore terminé...
Il est maintenant temps de conclure tous les points non résolus, tels que :
l'envoi des paiements finaux aux fournisseurs
la réconciliation de vos finances
la tenue d'un compte-rendu après l'événement avec votre équipe
le retour des invités...
Si vous avez utilisé une application de planification d'événements avec une option de commentaires, vous pouvez l'utiliser pour poser des questions aux participants.
Ces informations vous aideront à déterminer si l'événement a atteint vos objectifs initiaux et quel impact, le cas échéant, il a eu sur les participants.
Vous pouvez ensuite partager ces informations avec toutes les parties prenantes concernées afin qu'un suivi approprié puisse être planifié.
Les leçons que vous apprendrez vous aideront à affiner votre planification pour le prochain événement.
Vous ne comptez pas vous lancer seul.e dans l’organisation de votre événement d’entreprise ?
Pas de panique !
La team Superplanner est là pour vous épauler dans chaque étape du processus. Contactez-nous, dès maintenant, pour planifier votre futur séminaire de team building, votre inauguration de lancement de produit ou une soirée d’entreprise originale et de haute qualité.
L’équipe Superplanner.