L'industrie de l'événementiel est en constante évolution et le choix d'un planificateur d'événements peut sembler écrasant au premier abord. La demande d'organisateurs d'événements hautement qualifiés et créatifs augmente chaque jour, et avec elle, le besoin de personnel qualifié : des prestataires qui se donnent à fond pour la réussite des projets qu'ils gèrent et qui vont même au-delà de leurs objectifs. Besoin d’un Party Planner à Paris ? Voici nos meilleurs conseils pour choisir le bon ! 🎈
C’est quoi un Party Planner ?
Un party planner est un organisateur d'événements qui assure un service de grande qualité. Il prend en charge un large éventail de fonctions, de la planification et de la logistique aux campagnes de communication événementielles.
De plus, il doit toujours être présent pour s'assurer que tout est bien en place jusque dans les moindres détails, pour garantir la bonne préparation et la bonne exécution de votre événement : anniversaire, fête d’entreprise, babyshower…
Que votre événement soit destiné aux professionnels, aux collectivités ou aux particuliers directement, le party planner réalisera votre projet avec grand soin.
L'objectif est d'organiser des événements adaptés aux besoins des clients de la conception à l'organisation matérielle et logistique des événements.
4 Trucs à savoir pour choisir le meilleur Party Planner de Paris
Pour commencer, un excellent planificateur d'événements possède d'excellentes compétences organisationnelles.
Un party planner professionnel apprécie la planification, les documents Excel, les agendas ou tout autre outil qui aide à mettre de l'ordre dans tout le chaos de la planification d'événements.
Vous pourriez comparer le planificateur d'événement à un caméléon, capable de s'adapter rapidement aux circonstances et à son environnement en constante évolution.
Des années de pratique et d'expérience font les meilleurs planificateurs d'événements et leur capacité à répondre aux demandes des clients en un temps record.
C’est le cas de l’équipe Superplanner - youhouuuu ! 🥳
#1 - Les planificateurs d'événements qui réussissent écoutent les clients
Un bon organisateur d'événements sait être à l'écoute de ses clients.
La nature a donné à chacun deux yeux et deux oreilles, mais une seule bouche, afin qu'il puisse écouter et observer deux fois plus qu'il ne parle.
Être à l'écoute et être au courant des besoins des clients et des dernières nouvelles de l'industrie de l'événementiel est ce qui fait un excellent party planner.
#2 - Les organisateurs d'événements cherchent toujours la satisfaction
Le travail d'un organisateur d'événements ne s'arrête jamais !
Il doit toujours être connecté et à l'affût de :
réseautage
création artistique
échange d'idées
recherche de talents
solutions
rencontres professionnelles…
#3 - Ils sont prêts et disponibles
Vous avez sûrement entendu parler du « repos actif », utilisé principalement dans le monde du fitness - non ?
Ce terme est tout à fait approprié au monde de l'événementiel !
Le planificateur d'événements ne sait pas ce qu'est le repos, car son travail nécessite d'être à l'affût en tout temps. Tout ça pour la plus grande satisfaction de ses clients.
Que serait un party planner sans son équipe ? Eh bien, rien du tout.
La collaboration et le soutien d'une équipe sont fondamentaux dans le travail du planificateur d'événements. Il est surprenant de voir combien de bonnes idées naissent de l'étroite collaboration entre plusieurs créatifs.
#4 - Le Party Planner doit être calme et positif
La clé du succès est d'avoir un état d'esprit CALME et POSITIF axé sur la réalisation d'un objectif spécifique.
Avoir une attitude positive est essentiel pour travailler en général.
Un party planner à Paris doit avoir des nerfs d'acier et suffisamment d'expérience pour mener à bien n'importe quel type d'événement et surmonter tous les obstacles qui se présentent.
On le sait bien… créer des événements est beaucoup plus compliqué que d'organiser de simples fêtes à la maison.
Un organisateur d'événement doit se concentrer sur la raison et les objectifs mêmes d'un événement pour assurer une mise en œuvre harmonieuse, avec des bénéfices positifs et concrets pour l'hôte en question.
L'objectif est de s'assurer que le budget total répond bien aux objectifs fixés. Le vrai travail se situe dans tous les micro détails à gérer avant, pendant et après l'événement.
Notre super équipe Superplanner - party planner à Paris - peut vous rendre ce processus plus facile, moins coûteux et immensément plus agréable !
Nous faisons beaucoup plus que vous ne le pensez et nous avons des formules sur-mesure adaptées à la plupart des budgets. Contactez-nous, pour que nous puissions creuser votre projet ensemble !
Quel est le rôle d’un planificateur d’événement ?
#1 - Logistique événementielle
Un bon birthday planner ou party planner doit devenir votre UNIQUE interlocuteur en assurant le lien avec tous les autres intervenants impliqués.
Cela vous simplifiera la tâche afin que vous puissiez passer des moments de QUALITÉ avec vos invités.
En amont de l'événement, l'équipe de planification d'événements s'occupera de :
préparer et d'établir les horaires de travail
effectuer la gestion financière et budgétaire
écrire les scénarios des activités
trouver et gérer tous les prestataires nécessaires pour répondre à tous vos besoins - de la nourriture à la technique.
#2 - Gestion des intervenants
Les planificateurs peuvent proposer des sujets et des intervenants en lien avec le thème choisi, assurant ainsi la continuité et la cohérence de votre contenu.
L'équipe Superplanner peut vous conseiller sur le déroulement des présentations et conceptualiser le calendrier.
Nous effectuons un suivi pour recueillir la documentation nécessaire auprès de chaque diffuseur, confirmer leurs besoins spécifiques et obtenir les autorisations requises.
De plus, nous avons développé une expertise dans l’organisation et la décoration d’événements ultra personnalisés et dans des ateliers spécialisés pour solliciter la participation de vos invités - en nous assurant, bien sûr, de leur compréhension des messages clé délivrés.
#3 - Guider les événements
Une soirée de gala, un cocktail, une fête de fin d’année d’entreprise, une inauguration, un salon, un événement sportif, un festival, une remise de prix…
Quelle que soit l'occasion ou le secteur d'activité, un bon party planner à Paris peut TOUT organiser.
☆ Il définit les grandes lignes de l'événement, établit le planning des actions à mener et le budget.
☆ Il contacte et choisit les prestataires, fournisseurs et intervenants (traiteur, caméraman, artistes, techniciens…).
Une fois le projet planifié, il définit le lieu où se déroulera l'événement et procède à la réservation de la salle, de l'hôtel…
Sur le terrain, le planificateur prend en charge tous les aspects logistiques du projet (installation, éclairage, sonorisation, sécurité, billetterie…).
Il est également responsable de la programmation et de la réalisation des activités tout au long de l'événement.
En tant que personne de référence, il doit être en mesure de répondre à toutes les demandes et de gérer d'éventuels problèmes d'organisation.
Enfin, il s'occupe de l'aspect promotionnel et rédige les supports de communication :
communiqués de presse
invitations
programmes
conférences...
Présent sur tous les fronts, le sang-froid et la débrouillardise du planificateur lui permettent de faire face aux imprévus de dernière minute.
Il doit également s'adapter au cadre juridique souvent complexe et à ses constantes évolutions.
Faire appel à un Party Planner à Paris pour vivre des moments magiques
Vous envisagez de faire appel à un party planner à Paris ?
Vous souhaitez organiser un événement marquant digne de ce nom, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ?
En effet, vouloir organiser une fête inoubliable peut souvent devenir un véritable casse-tête entre respecter son budget, trouver les bonnes animations ou avoir un bon traiteur.
Si vous avez déjà organisé une réunion de famille, vous savez combien il est difficile de tout mettre en place…
L'organisateur individuel passe souvent plus de temps à s'inquiéter de l'événement qu'à en profiter. Pas vrai ?
En général, il y a toujours des détails à régler avant, pendant et après l'événement.
Voilà pourquoi il est important de déléguer à une équipe de choc comme Superplanner ! 👋
Faire appel à nous, c'est avant tout avoir recours à une équipe professionnelle expérimentée dans l'organisation d'événements.
Notre agence dispose de professionnels qui connaissent parfaitement le secteur avec ses contraintes et ses risques.
Pour nous, organiser un événement est simplement une routine, nous allons donc anticiper des problèmes là où vous ne les verriez pas.
Contactez vite l’équipe Superplanner pour profiter pleinement de votre prochain événement et passer un bon moment en toute sérénité - sans penser aux aléas éventuels.
L’équipe Superplanner.
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